Инструкция по составлению Технического задания к тендеру на оказание клининговых услуг / услуг санитарного содержания / услуг профессиональной уборки

Описательная часть Технического задания к тендеру на оказание клининговых услуг
Ошибки при подготовке Описательной части
Ресурсное обеспечение Технического задания к тендеру на оказание клининговых услуг
Ошибки при подготовке Ресурсного обеспечения

Описательная часть

Задача Описательной части – правильно задать исходные параметры объекта, чтобы участники тендера могли корректно оценить предстоящие объемы работ.

В описательной части указывается следующая информация:

  • Назначение объекта (Торговый центр, Офис, Производственное здание, Больница и т.д.);
  • Объем площадей в кв. м., подлежащих обслуживанию (при наличии нескольких этажей в обязательном порядке указывается площадь каждого этажа), с разделением на внутренние площади и наружную территорию;
  • Перечень поверхностей (остекление, различные виды ограждений и т.д.), подлежащих уборке, с обязательным указанием площадей;
  • Типы помещений (офис, склад, сан. узел, торговый зал, технический коридор и т. п.) и характеристики территорий (открытый паркинг, газон, пешеходная зона и т. п.) всей убираемой площади;
  • Конструктивные особенности здания:
    1) типы поверхностей с обязательной привязкой к типам помещений и площадям;
    2) наличие лифтов, эскалаторов, травалаторов и т. п. и их количество;
    3) количество входных групп;
    4) количество и расположение санузлов;
    5) другие конструктивные особенности здания.
  • Пожелания заказчика по предоставлению в рамках договора дополнительных услуг и виду оплаты:
    1) поставка расходных материалов для санузлов;
    2) выкладка и замена грязезащитных ковров.
    3) предоставление диспенсеров для полотенец, жидкого мыла и т. п.
    4) дезинфекция помещений;
    5) вывоз мусора, снега, применение реагентов;
    6) прочие пожелания заказчика по дополнительным услугам, которые он хочет видеть входящими в стоимость контракта либо оплачиваемыми дополнительно.
  • Режимы и график работы объекта
  • При наличии таковых периодичность и состав регламентных работ, ожидаемых к выполнению подрядчиком.

Ошибки, которые могут встречаться при формировании Описательной части Технического задания для тендера по услугам профессиональной уборки:
  • указываются площади, не имеющие фактического подтверждения (ошибочные);
  • указываются необслуживаемые (несуществующие) площади как обслуживаемые, что влечет рост стоимости работ и несет коррупционные риски;
  • указываются площади как необслуживаемые, но которые в действительности необходимо обслуживать, что влечет снижение качества работ;
  • указываются площади помещений под уборку за вычетом заставленных (мебель, стеллажи и т. п.) площадей, что не позволяет правильно оценить предстоящий объем работ;
  • указывается завышенная периодичность работ, что влечет увеличение количества ненужного персонала и несет коррупционные риски.
Рекомендация:
Если определение вышеуказанных параметров затруднительно, то имеет смысл пригласить любую компанию для проведения осмотра, замеров и правильного составления Описательной части Технического задания.

Ресурсное обеспечение

Задача данной составляющей Технического задания – определение необходимых ресурсов, которые надо будет использовать подрядчику для достижения заданного качества.

При наличии у заказчика видения по вопросу ресурсного обеспечения, необходимо указать в Техническом задании следующие данные:

  • Оборудование:
    1) четкие характеристики оборудования с указанием требуемой производительности, марки и модели,
    2) сроки замены оборудования на новое (сроки амортизации),
    3) требуемое количество единиц каждой модели оборудования,
    4) требования к комплектации поставляемого оборудования;
  • Инвентарь:
    1) перечень используемого инвентаря,
    2) марки, модели используемого инвентаря,
    3) количество каждой модели;
  • Требования (при наличии) к химическим средствам для уборки;
  • Особые пожелания к спец. одежде (внешнему виду персонала), наличию у персонала допусков и разрешений;
  • Количество персонала:
    1) определяются требуемые специалисты и квалификация (уборщица, дворник, оператор ПМ и т. д.),
    2) устанавливается количество и продолжительность смен (например, дневная и ночная по 12 часов),
    3) определяется количество персонала в одну смену и график работы персонала (2/2, 5/2 и т. п.),
    4) определяется общее количество персонала на объекте с учетом менеджеров, бригадиров и т. п., 
    5) в случае необходимости указывается возможность предоставления дополнительного персонала и условия его привлечения (в выходные дни, по дополнительной заявке заказчика и т. п.).

Данные по персоналу необходимо ОБЯЗАТЕЛЬНО формировать в виде таблицы (в противном случае невозможно будет проверить их достоверность):

Должность

Продолжительность
смены (час)

График работы персонала

Кол-во персонала в смену (чел.)

Кол-во персонала с учетом сменности в месяц (чел.)

Дневная смена (с 8 до 20 час.):

Уборщицы

12

2/2

7

14

Дворники

12

2/2

9

18

Трактористы

24

½

2

6

Компакторщик

12

2/2

1

2

Ночная смена (с 20 до 8 час.):

Уборщицы

12

2/2

10

20

Дворники

12

2/2

13

26

Оператор ПМ

12

2/2

4

8

Менеджер

24

1/2

1

3

Руководитель объекта

9

5/2

1

1

Всего персонал

98


Ошибки, которые могут встречаться при формировании Ресурсного обеспечения Технического задания к тендеру на услуги профессиональной уборки:

  • заявленное количество персонала не достаточно для необходимого для оказания услуги требуемого качества (ошибка заказчика);
  • заявленное количество персонала/оборудования является завышенным для требуемых задач и, как следствие появляется высокий риск возможной коррупционной составляющей;
  • указывается количество персонала, но не прописывается график, продолжительность смен и т. д. В результате невозможно получить идентичные коммерческие предложения от поставщиков и провести их анализ;
  • занижено количество оборудования, не учтена его производительность (например, что время работы оборудования ограничено временем работы аккумуляторов). Следствием этого будет услуга ненадлежащего качества.