Частые вопросы и сомнения заказчиков фасилити-услуг

«Налоговая оговорка» – особое условие договора, являющееся действенным инструментом финансовой и имущественной защиты добросовестного Заказчика от налоговых последствий за действия (бездействие) третьих лиц по выполнению обязанности уплаты налогов, в случае установления претензий со стороны налоговых органов, которая предотвращает имущественные потери добросовестного Заказчика, а также включает в себя механизм (средство) распределения возможных экономических рисков в обязательстве (защитные договорные конструкции) в соответствии со ст.406.1 ГК РФ и позволяет взыскать с поставщика сумму не примененного вычета в качестве имущественной потери.

Персонал, работающий по договорам ГПХ, отражается в отчете СЗВ-М и не отражается в отчете СЗВ-ТД. Согласно п. 1.4 Порядка, утвержденного постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п, форма СЗВ-ТД заполняется и предоставляется на всех зарегистрированных лиц (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе), с которыми заключены или прекращены трудовые (служебные) отношения в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Для соблюдения условий налоговой оговорки при заключении договоров на оказание фасилити-услуг рекомендуется использовать штатный персонал, работающий по трудовым договорам.

Необходимо, чтобы согласие GRUZ подписали все сторонние организации, в том числе и кадровые агентства.

Не верно. Невозможно ссылаться на отсутствие сведений от ФНС, поскольку данные отображаются в информационном ресурсе.

Повышенная нагрузка будет заключаться лишь в том, что к стандарным требованиям по предоставляемым документам на сотрудников Подрядчика добавится дополнительный документ (СЗВ-М ежемесячно и СЗВ-ТД на новых сотрудников) и ежеквартальная сверка сотрудников с отчетом ФНС- РСВ.

Подписание налоговой оговорки является рекомендованным ФНС действием и направлено на исключение финансовых и налоговых рисков Заказчика.  

Территориальные налоговые органы на основании анализа данных ПК АСК НДС-2 (в течение 2-х месяцев от сдачи деклараций по НДС) устанавливают признаки наличия «разрыва» и направляют информационное письмо всем участникам связанной цепочки, давшим согласие о раскрытии налоговой тайны.

Налогоплательщики, получившие письмо о наличии «разрыва», вправе добровольно урегулировать разрыв в установленный в информационном письме №1 (срок 1 месяц). Через 1 месяц территориальные налоговые органы направляют Информационное письмо № 2 с информацией об урегулировании, либо не урегулировании разрыва. Если разрыв не урегулирован, Заказчик вправе:
- Не применить вычет по НДС по операциям с поставщиком (снять с вычета, подав УНД) и удержать с Поставщика уплаченный в бюджет НДС по «Налоговой оговорке»;
- Разместить поставщика в публичном Информационном ресурсе со сведениями о налоговых «разрывах».

ФНС видит всю цепочку НДС, поэтому Подрядчикам важно, чтобы все субподрядчики подписали согласие GRUZ.

Подписание налоговой оговорки позволяет Заказчику сверить данные от Поставщика с данными из ФНС. К сожалению, договором оказания услуг невозможно предусмотреть подобную опцию.

«Согласие» налогоплательщика (плательщика страховых взносов) на признание сведений, составляющих налоговую тайну, общедоступными представляется в соответствии с пп.1 п.1 ст.102 НК РФ по форме, утвержденной Приказом ФНС России от 15.11.2016 № ММВ-7-17/615@:
o «1000» - Сведения об объектах налогообложения;
o «1100» - Сведения из налоговых деклараций (расчетов);
o «1300» - Сведения о страховых взносах;
o «1400» - Иное.

В текстовом поле «Для кода 1400» с целью корректной автоматизированной обработки принятых Согласий указывается код в следующей последовательности букв и символов: «GRUZ». Указанный код необходим в целях идентификации Согласия и автоматического формирования сводного файла.

Заказчику не будут доступны сведения о доходах сотрудников компании Подрядчика. В отчетах пенсионного фонда (СЗВМ и СЗВТД), копии которых предоставляются Заказчику, не указывается размер оплаты труда, этим отчетом лишь подтверждается факт трудоустройства. Отчет РСВ заказчику не предоставляется, в рамках согласия в информационный ресурс выгружается только часть данных Раздела 3, а именно список всех застрахованных лиц.

Да, такая возможность есть и у ИП, и у компаний на УСНО. Данные организации также сдают в ФНС соответствующие отчеты по трудоустроенным сотрудникам. Удельный взнос РСВ с ФОТ в этом случае будет рассчитываться и отображаться на основании годовых показателей.  

Раскрытие сведений с начала года требуется для корректного отображения информации о трудоустроенных сотрудниках, поскольку среднесписочная численность и средняя заработная плата сотрудников рассчитывается с начала календарного года.

Это ежемесячный персонифицированный отчет в Пенсионный фонд о сотрудниках и других физлицах, которым фирма, ИП или самозанятое лицо выплачивают вознаграждения.

Это персонифицированный отчет о сотрудниках и других физлицах, которым фирма, ИП или самозанятое лицо выплачивают вознаграждения, который сдается в Пенсионный фонд в течение суток с момента приема на работу нового сотрудника.

Это ежеквартальный отчет в ФНС России по страховым взносам всех видов: на пенсионное, социальное и медицинское страхование.

Информацию о заключении договоров ГПХ необходимо предоставлять Заказчику только по тем сотрудникам, которые не оформляются в штат, что подтверждается отчетом СЗВ-ТД. Предоставление информации о расторжении договоров не требуется. Все сотрудники будут отображаться в СЗВ-М по итогам месяца.

При подписании согласия GRUZ сведения из отчетов СЗВ-М, СЗВ-ТД и РСВ (раздел 3) Поставщика будут доступны лишь Заказчикам, с которыми подписана налоговая оговорка. Сторонним организациям доступна лишь информация об удельном весе вычета НДС, об удельном весе взносов с ФОТ в выручке, средняя зарплата и среднесписочная численность, а также период действия согласия GRUZ.

Отчет СЗВ-М можно сдать в любой день, с 1 до 15 числа месяца, следующего за отчетным, соответственно, подписание актов и получение платежей возможно в привычные сроки.

СЗВ-М и СЗВ-ТД загружаются Подрядчиками, а РСВ загружается автоматически ФНС России и требуется для сверки данных по сотрудникам, задействованных для оказания услуг.

Да, Заказчику доступна функция открытия и скачивания отчета СЗВ-М по своему Подрядчику.

Загрузка отчетов СЗВ-М и СЗВ-ТД в информационный ресурс "Инфоресурс ФМ" требуется самое позднее с даты начала действия контракта с Заказчиком, с которым была подписана налоговая оговорка, но рекомендуется с начала текущего календарного года.

Отчеты СЗВ-ТД и СЗВ-М в информационный ресурс "Инфоресурс ФМ" загружаются с целью подтверждения Заказчику официального трудоустройства сотрудников. Все обязанности и риски Поставщика в данном случае прописаны в налоговой оговорке, подписанной с Заказчиком.

К сожалению, на данный момент нет. Работа по автоматизации процесса сверки идет и в ближайшее время будет налажена.

Учитывая, что данные отчета РСВ в Excel, то любое количество сотрудников можно сверить с помощью внутренних инструментов этой программы.

На больших объектах выгоднее аутсорсинг, так как собственнику БЦ или ТРЦ, особенно в нынешних условиях постоянно меняющегося законодательства и требований Роспотребнадзора, нет лишних сил, времени и средств на подбор и обеспечение всем необходимым клинингового персонала – нужно акцентировать все внимание на возвращении объекта в рабочий режим. В противном случае появляется огромное множество дополнительных задач у менеджеров:
  1. Подбор персонала на потоке, так как текучка кадров в клининговой сфере отнимает колоссальное время с постоянно стоящими вопросами обучения, замены персонала на время болезни или отпуска, вывода дополнительных сотрудников на дополнительные площади или на уборку арендаторов.
  2. Аттестация большого количества рабочих мест, организация мероприятий по технике безопасности и охране труда, обеспечение персонала СИЗами, контроль качества клининговых и дезинфекционных работ в условиях постоянной угрозы проверок Роспотребнадзора, трудинспекции и других ведомств.
  3. Специализация на закупках оборудования и ТМЦ для клининга – ценовые колебания могут составлять 10-18%, а товара часто нет в наличии по причине нарушения производственных и логистических цепочек.
Серьезная внешняя клининговая компания, выбранная не по единственному критерию «ЦЕНА», всегда быстрее и надежнее закроет все вопросы по персоналу по причине большого количества объектов. При этом уровень обучения линейного персонала у такой компании выше, чем у внутренней службы, т.к. процесс подготовки клинеров структурирован и поставлен на поток и работает система менеджмента, включающая кадровиков, технологов, тренеров, контроль качества, инженеров по ОТиТБ и др.
Кроме того, за неоднократное нарушение условий труда аутсорсинговую компанию можно оштрафовать, а для подобного наказания своего персонала по закону нужна программа премирования/депремирования с Положением о премиях и критериями оценки персонала. Опять же, у нормальной клининговой компании есть страховка гражданской ответственности, ведь в клининге всегда есть страховые случаи, связанные с людьми или оборудованием.

Да, скорее всего, качество услуги может снизиться. Но это позволит заказчику остаться в рамках текущего бюджета. Если качество должно остаться неизменным, то корректировка стоимости услуг неизбежна.

Если вы не хотите подвергать свою компанию рискам, связанным с привлечением недобросовестных подрядчиков, исходя из нынешней ситуации, возможны несколько вариантов. Вы можете:
  1. Попытаться заранее заложить в бюджет возможное увеличение стоимости услуг на обслуживание недвижимости;
  2. Пересмотреть наполненность услуги в текущем периоде (в том числе за счет сокращения персонала, периодичности оказываемых услуг, изменения обслуживаемых площадей, регламентных работ по системам);
  3. Использовать комбинированный вариант - увеличение цены и изменение наполненности услуги. Так у заказчика появляется возможность избежать значительного увеличения бюджета и резкого снижения качества и объема оказываемых услуг.

Все зависит от наполненности услуги и ожидаемого заказчиком качества. Лучшим способом выяснить это будет обращение к действующему поставщику услуги.

В связи с общей ситуацией на рынке (большое количество «серых» компаний), а также поступательной работой ФНС и ЦБ по изменению отрасли обслуживания недвижимости, стоимость услуг добросовестного фасилити оператора может быть пересмотрена.

Предлагаем алгоритм определения налогообложения при почасовой оплате услуг (суммы указаны в рублях за человеко-час):
118,00 100,00 80,75 61,88 54,76 54,76
Стоимость человеко-часа, которую платите по договору; Стоимость человеко-часа без НДС Стоимость человеко-часа за вычетом прибыли компании 5% и административных расходов 15% Стоимость человеко-часа за вычетом страховых взносов на ФОТ 30,5% Стоимость человеко-часа за вычетом НДФЛ 13% Итого зарплата на руки. Проверьте у сотрудника подрядчика.
Справочно: При графике 2/2 и смене продолжительностью 12 часов сотрудник отрабатывает в месяц 183 часа и зарплата, получаемая им на руки, в соответствии с приведённым примером будет составлять 10021,18 руб. в месяц.
При графике 5/2 и продолжительности смены 8 часов – 180 часов в месяц;
При графике 1/2 и продолжительности смены 24 часа – 244 часа в месяц;
При графике 1/3 и продолжительности смены 24 часа – 183 часа в месяц;
и т.д.
Поставщик услуги, соблюдающий НК РФ, как и все другие Кодексы Российской Федерации, является членом СРО АКФО. Этот факт автоматически упрощает вам задачу по выбору подрядчика, т. к. все члены Ассоциации клининговых и фасилити операторов платят налоги полностью, в соответствиями с требованиями Налогового кодекса.

Если вам этого мало, предлагаем воспользоваться нашими рекомендациями по минимизации рисков при работе с ФМ подрядчиками:
  1. При проведении тендера используйте корректно составленное Техническое задание, калькуляция которого позволяет оценить наполненность услуги и увидеть, что необходимые налоги начислены и включены в цену.
  2. Убедитесь, что весь персонал поставщика услуг на вашем объекте трудоустроен официально.
  3. Убедитесь, что при расчете цены на услуги налоговые отчисления с фонда оплаты труда (ФОТ) в полном объеме отражены поставщиком отдельно от ФОТ в Калькуляции Коммерческого предложения и базой для их начислений является среднерыночная ставка оплаты труда для указанной должности (т. е. рыночная зарплата + отдельно налоги на нее). Также в Калькуляции должно быть отражено фактическое количество персонала с учетом сменности.
  4. Проверьте, указал ли поставщик услуги в своей калькуляции итоговую цену без НДС, которая при этом включает в себя все необходимые затраты и амортизацию оборудования, а также показал ли он реальные данные по маржинальности (прибыли и административных расходах) проекта (суммарно не менее 15 процентов), которая позволяет работать, не прибегая к незаконной оптимизации налогов в качестве источника дополнительной выгоды.
  5. Выясните, насколько легко вы можете получить от поставщика налоговую декларацию и его отчет в ПФР.

Как правило, все недобросовестные подрядчики носят признаки фирм-однодневок: не имеют персонала в штате, как и ТМЦ на балансе. Поэтому взыскание каких-то средств с такой компании представляется маловероятным. Более того, ваша организация сама подвергается риску проведения внеплановой налоговой проверки. Необходимо также учитывать, что обвинения в получении необоснованной налоговой выгоды переложить на подрядчика не удастся, так как решение о работе с «серым» контрагентом принимали вы.

Для того, чтобы понимать, дорого или дешево стоят услуги, которые вам предлагают, рекомендуем сравнивать цены подрядчиков без учета НДС вне зависимости от применяемой подрядчиками системы налогообложения. То, что вы не платите НДС при оплате услуг компании/предпринимателя, работающего на УСНО, не означает, что ваша организация не несет никаких дополнительных издержек.
В соответствии с особенностями начисления налога на добавленную стоимость, при работе с контрагентами на специальных режимах НО организация, использующая общую систему налогообложения, платит НДС за таких подрядчиков самостоятельно. Для получения более детальных объяснений по этому вопросу мы рекомендуем обратиться к главному бухгалтеру или финансовому директору вашей организации.
Подрядчики, применяющие УСНО, обязаны платить такие же налоги на ФОТ, как и остальные компании. Поэтому, если цена без НДС у такого подрядчика существенно ниже цены без НДС компании, работающей на общем режиме налогообложения, то очевидно, что подрядчиком-упрощенцем используется схема уклонения от уплаты налогов и взносов с фонда оплаты труда. Кроме того, компании на УСНО часто создаются в качестве участников схемы ухода от налогов, а следовательно, риски претензий налоговых органов у вас наоборот существенно возрастают.

Тогда будьте готовы к высоким рискам предъявления претензий со стороны налоговых органов как компании, не проявившей должной осмотрительности при выборе контрагента. Также весьма высока вероятность взыскания суммы принятого к зачету НДС и штрафов за получение необоснованной налоговой выгоды. Стоит лишний раз оценить все риски при выборе недобросовестного ФМ подрядчика, подумать, взвесить все «За» и «Против» и только потом принимать окончательное решение.